在交際中，人們使用禮貌用語通常要做到“四有四避”，即有分寸、有禮節(jié)、有教養(yǎng)、有學(xué)識(shí)，要避隱私、避淺薄、避粗鄙、避忌諱。
“四有”：
第一是有分寸。這是語言得體、有禮貌的首要問題。要做到語言有分寸，必須配合以非語言要素，要在背景知識(shí)方面知己知彼，要明確交際的目的，要選擇好交際的體式，同時(shí)，要注意如何用言辭行動(dòng)去恰當(dāng)表現(xiàn)。當(dāng)然，分寸也包括具體的言辭的分寸。
第二是有禮節(jié)。語言的禮節(jié)就是寒暄。有五個(gè)最常見的禮節(jié)語言的慣用形式，它表達(dá)了人們交際中的問候、致謝、致歉、告別、回敬這五種禮貌。問候是“您好”，告別是“再見”，致謝是“謝謝”，致歉是“對(duì)不起”。回敬是對(duì)致謝、致歉的回答，如“沒關(guān)系”、“不要緊”、“不礙事”之類。
第三是有教養(yǎng)。說話有分寸、講禮節(jié)，內(nèi)容富于學(xué)識(shí)，詞語雅致，是言語有教養(yǎng)的表現(xiàn)。尊重和諒解別人，是有教養(yǎng)的人的重要表現(xiàn)。尊重別人符合道德和法規(guī)的私生活、衣著、擺設(shè)、愛好，在別人的確有了缺點(diǎn)時(shí)委婉而善意地指出。諒解別人就是在別人不講禮貌時(shí)要視情況加以處理。
第四是有學(xué)識(shí)。在高度文明的社會(huì)里，必然十分重視知識(shí)，十分尊重人才。富有學(xué)識(shí)的人將會(huì)受到社會(huì)和他人的敬重，而無知無識(shí)、不學(xué)無術(shù)的淺鄙的人將會(huì)受到社會(huì)和他人的鄙視。
“四避”：
第一是避隱私。隱私就是不可公開或不必公開的某些情況，有些是缺陷，有些是秘密。在高度文明的社會(huì)中，隱私除少數(shù)必須知道的有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)知道外，不必讓一般人員知道。因此，在言語交際中避談避問隱私，是有禮貌的重要方面。歐美人一般不詢問對(duì)方的年齡、職業(yè)、婚姻、收入之類，否則會(huì)被認(rèn)為是十分不禮貌的。
第二是避淺薄。淺薄，是指不懂裝懂，“教誨別人”或講外行話，或者言不及義，言不及知識(shí)，只知柴米油鹽，雞豬貓狗，張長李短，男婚女嫁。言辭單調(diào)，詞匯貧乏，語句不通，白字常吐。如果淺薄者相遇，還不覺淺薄，但有教養(yǎng)、有知識(shí)的人聽他們談話，則無疑感到不快。社會(huì)、自然是知識(shí)的海洋，我們每個(gè)人都不可能做萬能博士或百事通。我們應(yīng)當(dāng)學(xué)有專攻又知識(shí)淵博，但總有不如他人之處，總有不懂某種知識(shí)之處，要謙虛謹(jǐn)慎，不可妄發(fā)議論。
第三是避粗鄙。粗鄙指言語粗野，甚至污穢，滿口粗話、丑話、臟話，上溯祖宗、旁及姐妹、下連子孫、遍及兩性，不堪入耳。言語粗鄙是最無禮貌的語言。它是對(duì)一個(gè)民族語言的污染。
第四是避忌諱。忌諱，是人類視為禁忌的現(xiàn)象、事物和行為，避忌諱的語言同它所替代的詞語有約定俗成的對(duì)應(yīng)關(guān)系。社會(huì)通用的避諱語也是社會(huì)一種重要的禮貌語言，它往往顧念對(duì)方的感情，避免觸忌犯諱。